Uma amiga postou a seguinte frase, extraída de um livro que está lendo: “O maior perigo que você corre é deixar as coisas urgentes impedirem as importantes de acontecerem”. Profundo, não é?
A gente sempre ouve e fala sobre administrar o tempo, mas muitas vezes é muito discurso e pouca prática. Por que as pessoas vivem mergulhadas em urgências? Por que vivem apagando incêndios?
A resposta correta, eu não tenho. Não é à toa que vivo procurando formas de escapar dessa armadilha, mas tenho buscado zelar por alguns cuidados, que vou compartilhar aqui.
1) Avaliar o que é realmente importante.
Entender o que importa é um passo fundamental para prevenir urgências. Muitas delas nascem de coisas importantes que não foram feitas no tempo certo. Vai fazer uma exposição importante? Comece a se preparar com antecedência. Assim, se faltar algum dado que você só observou na hora de testar a apresentação, você tem tempo para complementar, sem estresse. Fez seu check-up anual? Incluiu uma atividade física na sua vida? Meio caminho andado para evitar uma urgência de saúde.
Li certa vez que apenas 23% das urgências não têm qualquer tipo de previsibilidade, como um acidente, problemas de saúde, algo inesperado etc. Isso me marcou, pois representa que podemos planejar ¾ das nossas demandas que se tornam urgentes. Olha quanto incêndio pode ser evitado!
2) Dominar o ego.
Imagina essa cena comigo: um executivo bem-sucedido, cujo telefone não para de tocar, que tem a agenda lotada e vive acelerado o dia inteiro, demandado o tempo todo. O que a maioria das pessoas pensa? “Nossa! Que profissional importante!”
Pois é, isso é o que muitos profissionais pensam, e eles acabam negligenciando no planejamento porque resolver urgências é bom; isso os faz se sentirem e parecerem importantes. E, cá entre nós, a adrenalina de resolver um problema na pressão também é ótima!
Sem perceber, você cria essa autoconfiança de que, no final, vai resolver a partida. E deixar para os 45 minutos do 2º tempo se torna um hábito.
Tudo bem, existem urgências que não somos nós que causamos, só as recebemos. Para essas, não há outra solução que não matar no peito e correr para fazer o gol. Mas existem outras que podemos evitar. Esse é verdadeiro gol de virada.
3) Pensar sempre nos efeitos escada e dominó.
Todo mundo é peça de uma engrenagem maior, independentemente da posição que ocupa. É importante ter isso em mente no gerenciamento de demandas. Quem não cumpre as suas tarefas certamente impactará quem está acima, necessitando desse job concluído para tomar alguma decisão ou desdobrar outras ações (efeito escada); assim como também poderá impactar a rotina de outras pessoas que terão de cuidar das tarefas desdobradas em menor tempo, comprometendo a qualidade da entrega (efeito dominó). O efeito em cadeia pode ser desastroso. Portanto, a maneira como gerenciamos nossas demandas é uma das formas de evidenciar o nosso comprometimento com os colegas e com a organização.
4) Não adianta procrastinar: o dia sempre chega.
Sabe aquela atividade menos empolgante, mas que você vai ter que fazer? Aquele relatório gigante que tem que ler para fazer a apresentação ou avaliar um negócio? Não adianta deixar para amanhã: o dia chega! Então, faça um esforço para não procrastinar. A procrastinação só vai tornar esse job mais penoso, porque, o que você poderia fazer aos poucos, terá de fazer em uma tacada só e com os telefonemas, os e-mails, as reuniões e as demais demandas do dia para resolver. Não procrastinar é a receita para se poupar do estresse.
5) Não esquecer que a vida é uma só.
Você não é somente um profissional nem somente um ser social. Você é um ser com os dois lados, juntos e misturados. Por isso, precisa ter o controle de todos os seus compromissos, para já vislumbrar situações em que a agenda profissional avança no pessoal, ou vice-versa. Tudo bem sair mais cedo para acompanhar o filho no médico, mas nem tanto se for no horário daquela sua apresentação importante. Porém, com planejamento, você consegue realizar ambos. Do mesmo modo, levar trabalho pra casa no fim de semana muitas vezes é necessário, mas tem que garantir que seja realmente por necessidade, não por ineficiência – ou você desperdiçará momentos importantes com sua família.
Ser bombeiro de urgências é bom, mas, quando isso deixa de ser exceção para virar a regra, algo pode estar errado. Ou terminar bastante errado. O que você está fazendo para evitar?
Érica Saião para a coluna carreira
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